QIMA

Líder en servicios de cumplimiento y control de calidad

QIMA México y el reto de pensar globalmente e implementar localmente

QIMA es un proveedor global de servicios de cumplimiento y control de calidad que protege, gestiona y optimiza la cadena de suministro de una extensa cartera de clientes en más de 120 países.

Fundada inicialmente en 1995 como AsiaInspection, esta firma realiza programas de auditoría, inspecciones de productos y pruebas de laboratorio para minoristas, importadores y todo tipo de comercializadoras a nivel mundial.

Con la visión de simplificar, facilitar, agilizar y reducir los costos de las operaciones de sus clientes, QIMA ha vivido una expansión acelerada que la ha llevado a tener 30 oficinas, más de 3000 empleados de 60 nacionalidades y operaciones en más de 85 países.

En este contexto de alta exigencia y crecimiento acelerado, QIMA requería de una respuesta tecnológica a dos retos generales: 1) adoptar una solución completamente alineada a la naturaleza y la filosofía del negocio y 2) unificar la operación de múltiples subsidiarias alrededor del mundo.

En su análisis de alternativas, Oracle NETSUITE surgió como un candidato natural por su capacidad de eficientizar las operaciones de un negocio de gran escala con un sistema que integra la información en una sola base de datos consultable en todo momento y lugar.

QIMA se decantó por la suite de Oracle a nivel internacional como un núcleo unificador de todas sus subsidiarias, las cuales han comenzado sus respectivos procesos de implementación. Tal fue el caso de QIMA México, que instaló la herramienta en el año 2020 de la mano de tekiio.

Retos específicos

En palabras de Arturo Espinosa, director de Finanzas de QIMA en Latinoamérica, la empresa buscaba una herramienta que brindara flexibilidad en los procesos y los envíos de información, soluciones a las necesidades locales y corporativas, así como una reducción en los tiempos de entrega de sus servicios.

QIMA como empresa global tiene definido como primer valor "la pasión por el cliente" lo cual implica que todas las subsidiarias y colaboradores enfoquen sus esfuerzos y buscando contar con las herramientas necesarias para conseguirlo, en las distintas latitudes en las que tienen presencia.

Mientras que en las partes locales la información se encontraba en cubos y archivos planos que no permitirían el análisis fino, en el todo global requerían levantar pilares más firmes para sustentar una entrega de servicio similar en cantidad y calidad en las distintas latitudes en las que tienen presencia.

Capacidad de respuesta en tiempo y espacio

Uno de los aspectos sensibles por mejorar es la certidumbre en el servicio, sea cual sea la hora y el sitio actual de los clientes.

Sin la ayuda de un sistema que optimice los procesos de información en la nube, informar sobre inspecciones y revisiones previo en origen puede llegar a tomar semanas, lo cual afecta nuestro desempeño en cualquier industria que atendemos, que demandan respuesta inmediata sea cual sea su estacionalidad.

Una de las herramientas con las que QIMA cuenta, es su plataforma QIMA Customer (SSO), con la que la empresa reduce los tiempos de envío de reportes e informes hasta en 24 horas en cualquier parte del mundo, de manera que el cliente pueda recibir toda la información necesaria en un tiempo muy reducido y tomar las mejores decisiones en tiempo y forma.

En este sentido, apoyados en Oracle NETSUITE para la gestión financiera, QIMA logra sincronizarse en un sistema global que le permite reducir notablemente los tiempos de entrega de servicios clave. Y, así, algunos procesos que podían tardar días ahora solo toman horas.

Optimización financiera

La eficiencia de un sistema de gestión como NETSUITE se ve reflejada en muchas facetas financieras de la organización.

Por un lado, reducir los tiempos de las inspecciones y por consiguiente la facturación en cualquier geografía beneficiando la liquidez y un eficiente ciclo del capital de trabajo.

Por otro lado, en términos de rentabilidad, derivado de la adopción de la suite de Oracle en Qima México, ha coadyuvado en mantener un EBITDA durante este año, aun a pesar de la pandemia.

Lo anterior es producto de que, con la información oportuna y eficiente se tiene mayor capacidad de análisis con la herramienta, por lo tanto, QIMA México obtiene un mayor control sobre costos operativos, entre los cuales destaco la asignación de inspectores y sus costos relativos.

Un sistema eficaz potencia al usuario

Como ocurre en cualquier ecosistema, la interrelación entre los individuos y su entorno crea ciclos y condiciones particulares que determinan el rumbo del todo. Una estructura tecnológica accesible, flexible, certera e inmediata empodera a los colaboradores para extraer el máximo potencial en una organización.

Al respecto, Arturo Espinosa destaca como prioridad “que el sistema sea una herramienta eficaz, capaz de procesar y administrar grandes volúmenes de información y que permita la integración con sistemas y procesos externos”.

Para el director de Finanzas, Oracle NETSUITE satisface estos criterios y propicia un ambiente de armonía y productividad. El resultado también se alinea con la exigencia que tiene de sus colaboradores: que estos se conviertan en superusuarios de la herramienta.

“Permite que los usuarios en todos los niveles enfoquen su tiempo y esfuerzo en analizar, planear y establecer planes de acciones concretas, lo cual permite que los colaboradores sean valorados por sus capacidades y habilidades reales y no solo por el volumen de trabajo o el tiempo laborado”, afirma Arturo Espinosa.

Tekiio: mucho más que un proveedor

Así como en QIMA México tienen altas expectativas de quienes usan la herramienta, es también una exigencia para quienes la implementan. Para tal desafío, el concepto de "proveedor" resultaba insuficiente.

“Un proveedor es algo muy limitado. En el negocio busco tener socios de negocios: alguien que escucha, que entiende y se compromete; que me hace ver cuáles son las áreas de oportunidad; un proyecto como este nunca es perfecto. El socio debe entender a QIMA a nivel local, y también internacional”, confiesa el director de Finanzas para Latinoamérica.

En tekiio, QIMA México encontró la alianza perfecta para adaptar Oracle NETSUITE a sus necesidades locales y globales, en un proceso muy enriquecedor para su estrategia de negocio y operación.

De hecho, según el directivo, tekiio fue el único implementador en Latinoamérica que trascendió sus fronteras —México— y ha colaborado en la instalación de la plataforma en subsidiarias como Chile y en futuro USA, UK y Holanda.

“Tekiio ha sido un real socio de negocio, un aliado incondicional en este proceso de cambio; regularmente la resistencia al cambio, los imprevistos en el desarrollo de un proyecto, además de los cambios en la dirección o alcance, son situaciones inevitables. Sin el apoyo, empatía y sinergia que tekiio ha demostrado, sería muy complicado llevar a buen puerto este proyecto”, concluyó Espinosa.

En suma, QIMA México y tekiio asumieron el reto de pensar en lo global y actuar en lo local —una implementación que conciliara las ambiciones generales del corporativo con las particularidades de la región—.

En tal desafío, Oracle NETSUITE, ha probado ser una herramienta útil, flexible y transparente que ha ayudado a la compañía a optimizar sus procesos, recortar tiempos, abaratar costos y, sobre todo, ofrecer un servicio de clase mundial a sus clientes.

Para lograr que un proyecto sea exitoso debes reunir a los líderes capaces de capitanearlo y los recursos necesarios. NETSUITE es sin duda uno de estos recursos imprescindibles, pues, más que un ERP, es una herramienta que entiende tus necesidades, te ayuda gestionar y sincronizar la información del negocios de una forma flexible y amigable, siempre con la capacidad de evolucionar junto con tu negocio.